تتبع الدفعات وتواريخ الصلاحية: كيف تدير المخزون القابل للانتهاء

كل مخزون له عمر. بعض الاصناف ينتهي عمرها بتاريخ مطبوع على العبوة مثل الاغذية والادوية ومواد التجميل والمواد الكيميائية، وبعضها ينتهي عمليا حين يتغير الموديل او تسحب الشركة المصنعة دفعة معينة. المنشات التي تدير هذه الاصناف بعدد القطع فقط تكتشف المشكلة متاخرة: صنف موجود في النظام وموجود على الرف، لكنه غير قابل للبيع.

الحل ليس جردا اضافيا ولا موظفا يمر على الارفف بورقة. الحل ان يحمل كل استلام هويته: رقم الدفعة وتاريخ الانتهاء، وان يبني عليهما النظام قرار الصرف والتنبيه والاسترجاع. هذا الدليل يشرح كيف تبدا ذلك بخطوات عملية دون ان تعطل حركة المستودع.

اولا: افصل بين رقم الدفعة وتاريخ الصلاحية

الخلط بينهما سبب شائع لفشل التطبيق. رقم الدفعة هو معرف مجموعة انتجت او استلمت معا، وتاريخ الصلاحية هو اخر يوم يصلح فيه الصنف للاستخدام. الدفعة تجيب على سؤال: من اين جاء هذا الصنف ومن استلمه واين ذهب؟ اما الصلاحية فتجيب على سؤال: ماذا اصرف اولا ومتى انبه؟

بعض الاصناف تحتاج الاثنين معا، وبعضها يحتاج الدفعة فقط لانها لا تنتهي لكن قد تسترجع، وبعضها لا يحتاج شيئا. تحديد ذلك مسبقا يوفر عليك جهدا كبيرا لاحقا.

ثانيا: لا تتبع كل شيء

اكثر تطبيق يفشل هو الذي يفرض ادخال دفعة وتاريخ لكل صنف في المستودع. الموظف الذي يستلم مئة صنف لن يدخل مئة تاريخ يدويا، وسينسخ نفس القيمة او يتركها فارغة. صنف الاصناف الى ثلاث فئات:

• تتبع كامل: دفعة وتاريخ انتهاء الزامي عند الاستلام والصرف. للاصناف الغذائية والدوائية والمواد التي تخضع لرقابة او استرجاع.
• تتبع بالدفعة فقط: رقم دفعة او رقم تشغيلة بلا تاريخ. لقطع الغيار والاجهزة التي قد تسحب لعيب مصنعي.
• بلا تتبع: الاصناف الاستهلاكية منخفضة القيمة وسريعة الدوران.

ابدا بالفئة الاولى فقط. اذا نجحت خلال شهرين، وسع النطاق.

ثالثا: طبق قاعدة الاقرب انتهاء يخرج اولا

القاعدة الشائعة في المستودعات هي الوارد اولا يصرف اولا، وهي ليست دائما صحيحة للاصناف القابلة للانتهاء. قد تستلم اليوم دفعة عمرها المتبقي اقصر من دفعة استلمتها الشهر الماضي، لان مدة تخزينها لدى المورد اطول.

القاعدة	معيار الصرف	تناسب
الوارد اولا يصرف اولا	تاريخ الاستلام	اصناف لا تنتهي، ودوران عام للمستودع
الاقرب انتهاء يخرج اولا	تاريخ الانتهاء	الاغذية والادوية ومستحضرات التجميل والكيماويات

القاعدة وحدها لا تكفي، النظام هو من يفرضها. عند صرف الصنف يقترح النظام الدفعة الاقرب انتهاء، ولا يسمح بتجاوزها الا بصلاحية وسبب مسجل. بغير هذا الالزام تبقى القاعدة ملصقا على جدار المستودع.

رابعا: اجعل التنبيه قبل الانتهاء لا بعده

تقرير يخبرك بما انتهى امس ليس تقريرا بل محضر خسارة. التنبيه المفيد يصل وانت ما زلت تملك خيارا: عرض ترويجي، تحويل الى فرع اسرع دورانا، ارجاع للمورد اذا كان العقد يسمح، او استخدام داخلي. حدد مدة التنبيه بحسب المتاح لك من خيارات لا بحسب رقم عشوائي.

المدة المتبقية	الاجراء المقترح	المسؤول
مبكرة	ايقاف الشراء لنفس الصنف ومراجعة الكمية المطلوبة	المشتريات
متوسطة	خصم او عرض او تحويل بين الفروع	المبيعات
قصيرة	عزل الدفعة عن الرف وقرار اتلاف او ارجاع	المستودع

الاعمدة اعلاه اطار تملؤه انت. متجر تموينات سريع الدوران يختلف عن مستودع مواد كيميائية بطيء الحركة.

خامسا: التتبع العكسي عند الاسترجاع

اذا اعلن المورد سحب دفعة، السؤال الاول: كم قطعة استلمنا منها، وكم بقي عندنا، ولمن بعنا الباقي؟ المنشاة التي تسجل الدفعة عند الاستلام والصرف تجيب في دقائق. التي لا تسجلها تسحب الصنف كله من الرف وتخسر مخزونا سليما، او الاسوا انها لا تستطيع اخطار عملائها.

اربط رقم الدفعة بالفاتورة الصادرة، لا بحركة المخزون فقط. هذا الربط هو ما يحول التتبع من سجل داخلي الى قدرة حقيقية على التصرف.

سادسا: التالف له اثر محاسبي ومستندي

اتلاف مخزون منته ليس مجرد تخفيض كمية في النظام. له اثر على التكلفة وقائمة الدخل، ويحتاج محضر اتلاف موقعا يوضح الصنف والدفعة والكمية والسبب والمصرح بالاتلاف. للجانب الضريبي المتعلق بالسلع التالفة او المفقودة، راجع الادلة الرسمية المنشورة على موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك zatca.gov.sa، فالمعالجة تتغير بحسب الحالة ولا تؤخذ من اجتهاد داخلي.

اخطاء شائعة تكرر في التطبيق

• ادخال تاريخ الصلاحية في حقل ملاحظات نصي، فلا يمكن للنظام ترتيبه ولا التنبيه بناء عليه.
• تسجيل الدفعة عند الاستلام فقط دون ربطها بالصرف، فتعرف ما دخل ولا تعرف ما خرج.
• السماح بتعديل تاريخ الدفعة بعد الاستلام دون سجل تعديل.
• خلط دفعتين مختلفتين في موقع تخزين واحد بلا فاصل، فيصبح السجل صحيحا والرف خاطئا.
• تنبيهات كثيرة تصل للجميع، فيعتاد الفريق تجاهلها.