ترميز الاصناف والباركود: كيف ترقّم منتجاتك بطريقة تصمد مع النمو

في كل منشأة تكبر قليلا يظهر السؤال نفسه: كيف نسمي الاصناف؟ يبدا الامر ببساطة، ثم تكتشف ان الصنف الواحد مسجل باربعة اسماء مختلفة: واحد كتبه المحاسب، وواحد كتبه امين المستودع، وواحد جاء من فاتورة المورد، ورابع مكتوب على ورقة في الرف. عند الجرد تظهر فروقات وهمية، وعند الشراء تطلب صنفا موجودا اصلا، وعند التحليل لا تعرف كم بعت من المنتج فعلا.

الحل ليس اجتهادا فرديا بل نظام ترميز مكتوب: قاعدة واحدة يلتزم بها الجميع لاعطاء كل صنف رمزا ثابتا لا يتغير مدى حياته. هذا الدليل يشرح كيف تبني هذا النظام في منشاة قائمة، لا في منشاة تبدا من الصفر.

رمز داخلي وباركود: شيئان مختلفان

الخلط بينهما سبب نصف الفوضى. الرمز الداخلي (كود الصنف) تصنعه انت لنفسك، ويستخدم داخل نظامك وفي تقاريرك وفواتيرك. الباركود التجاري رقم عالمي يميز المنتج في اي متجر في العالم، وتصدره منظمة GS1 للشركة المالكة للعلامة التجارية، وهو ما تراه مطبوعا على عبوات المنتجات المصنعة. راجع الموقع الرسمي لـ GS1 (gs1.org) لمعرفة اشتراطات الحصول على ارقام باركود اذا كنت تصنع منتجاتك بنفسك.

القاعدة العملية: اذا كنت تبيع منتجات مصنعة جاهزة، استخدم الباركود المطبوع عليها كما هو ولا تعيد ترقيمها. اذا كنت تصنع او تعبئ منتجك، فانت تحتاج الاثنين: رمز داخلي للنظام، وباركود تجاري للبيع في نقاط بيع اخرى.

ما الذي يوضع في الرمز وما الذي لا يوضع

اكثر خطا يتكرر هو حشو الرمز بمعلومات متغيرة. الرمز يجب ان يكون ثابتا الى الابد، فاي معلومة قابلة للتغيير لا مكان لها فيه.

يوضع في الرمز	لا يوضع في الرمز
الفئة او المجموعة الرئيسية	سعر البيع او التكلفة
تسلسل رقمي داخل الفئة	اسم المورد
مميز المتغير (لون، مقاس) اذا لزم	موقع الرف او المستودع
وحدة القياس الاساسية اذا اختلفت جوهريا	سنة الادخال او الموسم

المعلومات التي استبعدتها ليست ضائعة: مكانها حقول مستقلة في بطاقة الصنف، حيث يمكن تعديلها والبحث بها والتصفية عليها دون كسر الرمز.

شكل الرمز نفسه

افضل رمز هو الاقصر الذي يفي بالغرض. صيغة تصلح لاغلب المنشات: حرفان او ثلاثة للفئة، ثم اربعة الى خمسة ارقام تسلسلية، مثل BEV-0142 للمشروبات. التسلسل يعطى اليا وليس يدويا، حتى لا يتنازع موظفان على الرقم نفسه.

• لا تتجاوز ١٢ خانة، والافضل بين ٦ و ١٠.
• وحد الفواصل: اما شرطة في كل الرموز او لا شرطة في اي منها.
• تجنب الحروف التي تلتبس بالارقام مثل O و I و l.
• لا تعد استخدام رمز صنف محذوف لصنف جديد، فالتقارير القديمة ستخلط بينهما.
• ثبت اللغة: الرموز بالانجليزية والارقام، والاسم الوصفي بالعربية في حقل الاسم.

المتغيرات والوحدات

القميص الاسود مقاس M ليس نفس القميص الابيض مقاس L. كل تركيبة تباع وتجرد بشكل منفصل يجب ان يكون لها رمز مستقل، مع صنف اب يجمعها للعرض والتقارير. الاختصار هنا مكلف: من يجمع كل المقاسات تحت رمز واحد يفقد القدرة على معرفة اي مقاس ينفد اولا.

الوحدات مسالة اخرى: الكرتون الذي يحوي ٢٤ حبة ليس صنفا جديدا بل وحدة اخرى للصنف نفسه، مع عامل تحويل مسجل في بطاقة الصنف. اما اذا كان الكرتون يباع بباركود مختلف فسجل الباركودين كليهما على الصنف نفسه، لا على صنفين.

اسم الصنف: القاعدة المنسية

الرمز وحده لا يكفي، لان الموظف يبحث بالاسم لا بالرمز. وحد صياغة الاسم بترتيب ثابت: النوع + العلامة + الوصف + الحجم. مثال: عصير برتقال - علامة س - ١ لتر. حين تتبع القاعدة نفسها في كل صنف، يصبح ترتيب القائمة ابجديا مفيدا بذاته، وتنخفض احتمالية تسجيل صنف مكرر لان الموظف يجده عند الكتابة.

كيف تنتقل من فوضى قائمة

1. صدّر قائمة الاصناف الحالية كاملة الى ملف واحد.
2. احذف الاصناف الميتة: ما لم يتحرك منذ سنة ولا نية لبيعه.
3. ادمج المكرر: اختر السجل الاصح واحتفظ بارصدته، ثم اربط البقية به قبل الاغلاق.
4. اكتب وثيقة الترميز في صفحة واحدة: الفئات، طول الرمز، قاعدة الاسم، من يملك صلاحية الانشاء.
5. حصر صلاحية انشاء الاصناف في شخص او شخصين، وليس كل من يفتح فاتورة.
6. رمّز الجديد بالقاعدة الجديدة، ورمّز القديم على دفعات تبدا بالاكثر حركة.
7. اطبع ملصقات جديدة للارفف والمخزون بعد اعتماد الرموز، ثم اجرد للتاكد.

لا تحاول اعادة ترميز كل شيء في اسبوع. الاصناف الاكثر حركة تمثل الجزء الاكبر من قيمة الحركة اليومية، وترتيبها اولا يعطيك اغلب الفائدة بجزء من الجهد.

اخطاء شائعة

• ترك الترميز لكل موظف باجتهاده، فينتج عن ذلك قوائم متوازية.
• ادخال السعر في الرمز، ثم تغيير السعر وبقاء الرمز يكذب على قارئه.
• انشاء صنف جديد عند كل شراء من مورد مختلف للمنتج نفسه.
• ترميز الخدمات باهمال، فتضيع في التقارير بينما هي مصدر ربح.
• الاعتماد على الاسم فقط دون رمز، فتتعطل اي مطابقة مع ملفات الموردين.