متى تعيد الطلب؟ حساب نقطة اعادة الطلب والمخزون الامن لمنشاتك
تتكرر في كثير من المنشات القصة نفسها: صنف مطلوب ينفد فجاة، فيتصل مسؤول المشتريات بالمورد على عجل، ويدفع سعرا اعلى وشحنا اسرع، وربما يخسر عميلا لم ينتظر. وفي المقابل يرقد على الرف صنف اخر اشتري بكميات كبيرة قبل اشهر ولم يتحرك. المشكلة في الحالتين واحدة: قرار الشراء يتخذ بالاحساس لا برقم متفق عليه. نقطة اعادة الطلب هي هذا الرقم.
ما هي نقطة اعادة الطلب
نقطة اعادة الطلب هي مستوى المخزون الذي متى هبط اليه الصنف وجب اصدار امر شراء جديد. لاحظ انها لا تحدد كم تشتري، بل متى تشتري. والفكرة خلفها بسيطة: المورد يحتاج وقتا حتى يسلمك، وانت تبيع خلال هذا الوقت، فيجب ان يبقى في المستودع ما يكفي لتغطية البيع الى ان تصل الشحنة الجديدة، مع هامش للمفاجات.
حين يكون هذا الرقم مكتوبا امام كل صنف، يتحول الشراء من قرار شخصي يعتمد على انتباه موظف الى اجراء واضح ينفذه اي شخص بالنتيجة نفسها.
ثلاثة ارقام قبل اي حساب
- معدل الاستهلاك اليومي: كم وحدة تخرج من الصنف يوميا في المتوسط. احسبه من مبيعات فترة كافية، تسعين يوما مثلا، لا من تقدير ذهني.
- مدة التوريد: عدد الايام بين اصدار امر الشراء وجاهزية البضاعة على الرف للبيع. وهي تشمل وقت الاستلام والفحص والادخال، لا وقت الشحن وحده.
- حجم التذبذب: اعلى استهلاك يومي سجلته فعلا، واطول مدة توريد تاخرها المورد فعلا.
الرقمان الاولان يعطيانك الحد الادنى المطلوب، والثالث يحدد حجم الاحتياطي فوقه.
المعادلة
نقطة اعادة الطلب = (معدل الاستهلاك اليومي × مدة التوريد بالايام) + المخزون الامن
واما المخزون الامن فابسط طريقة عملية لحسابه:
المخزون الامن = (اعلى استهلاك يومي × اطول مدة توريد) ناقص (متوسط الاستهلاك اليومي × متوسط مدة التوريد)
هذه الطريقة لا تحتاج احصاء متقدما، وتكفي معظم المنشات الصغيرة والمتوسطة. جوهرها انك تغطي الفرق بين اسوا حالة مررت بها فعلا والحالة المعتادة، فلا تبني احتياطيك على خوف مطلق ولا على تفاؤل مطلق.
مثال عملي
| البند | القيمة |
|---|---|
| متوسط الاستهلاك اليومي | ٢٠ وحدة |
| متوسط مدة التوريد | ١٠ ايام |
| اعلى استهلاك يومي مسجل | ٣٠ وحدة |
| اطول مدة توريد مسجلة | ١٤ يوما |
| المخزون الامن | (٣٠ × ١٤) ناقص (٢٠ × ١٠) = ٢٢٠ وحدة |
| نقطة اعادة الطلب | (٢٠ × ١٠) + ٢٢٠ = ٤٢٠ وحدة |
اي ان امر الشراء يصدر حين يهبط الرصيد الى ٤٢٠ وحدة، لا حين يقترب من الصفر. ولاحظ ان المخزون الامن هنا كبير نسبيا لان المورد متذبذب. لو انضبطت مدة التوريد على عشرة ايام دائما، لانخفض الاحتياطي كثيرا وتحرر معه راس مال مجمد على الرف. تكلفة عدم انضباط المورد تظهر في مخزونك قبل ان تظهر في اي مكان اخر، وهذا وحده سبب كاف لتوثيق تواريخ التسليم الفعلية لكل مورد.
كم تطلب سؤال منفصل
نقطة اعادة الطلب تجيب على متى، وكمية الطلب تجيب على كم، ولكل منهما منطقه. الكمية تحكمها عوامل اخرى: الحد الادنى للطلب لدى المورد، خصم الكمية، تكلفة الشحن للطلبية الواحدة، مساحة التخزين المتاحة، ومدة صلاحية الصنف. الخطا الشائع هنا ان يجذب خصم الكمية المشتري الى طلبية ضخمة، فيوفر عشرة بالمئة من السعر ويجمد سيولة ثلاثة اشهر.
لا تعامل كل الاصناف بالطريقة نفسها
حساب نقطة اعادة الطلب لكل صنف في مستودع فيه الاف الاصناف مضيعة للوقت. رتب اصنافك حسب قيمة استهلاكها السنوية الى ثلاث فئات:
- الفئة الاولى: عدد قليل من الاصناف تشكل الجزء الاكبر من قيمة مخزونك. هذه تحسب لها الارقام بدقة وتراجع شهريا.
- الفئة الثانية: اصناف متوسطة القيمة، تكفيها مراجعة ربع سنوية.
- الفئة الثالثة: اصناف كثيرة العدد قليلة القيمة، مثل المستهلكات الصغيرة. ضع لها حدا ادنى تقريبيا واطلب كميات اكبر بوتيرة اقل.
اخطاء شائعة
- حساب النقطة مرة واحدة ونسيانها. الطلب يتغير موسميا والموردون يتغيرون، فراجع الارقام كل ثلاثة اشهر على الاقل.
- اعتماد مدة التوريد التي وعد بها المورد بدل التي التزم بها فعلا.
- تجاهل المواسم. المواسم المعروفة مثل رمضان والاعياد وبداية العام الدراسي ترفع الاستهلاك اليومي لفترة محددة، وتحتاج رفعا مؤقتا للنقطة قبل الموسم لا بعده.
- البناء على رصيد النظام دون جرد دوري. نقطة اعادة طلب مبنية على رصيد خاطئ تنتج قرارا خاطئا مهما دقت المعادلة.
- اغفال الاصناف المرتبطة، فالصنف الذي لا يباع الا مع غيره يجب ان يتحرك مخزونهما معا.
- ترك الحساب في ملف جانبي لا يراه من يصدر امر الشراء. الرقم الذي لا يظهر في شاشة الطلب لا يستخدم.
قائمة تحقق قبل التطبيق
- ارصدة المخزون مطابقة للواقع بعد جرد حديث.
- مبيعات تسعين يوما متاحة لكل صنف من سجل واحد.
- تواريخ التسليم الفعلية موثقة لكل مورد لا الموعودة.
- الاصناف مصنفة الى ثلاث فئات حسب قيمة الاستهلاك.
- نقطة اعادة الطلب مكتوبة على بطاقة الصنف نفسها.
- مسؤول واحد محدد يراجع الاصناف التي بلغت نقطتها كل صباح.
نقطة اعادة الطلب تحول الشراء من رد فعل الى اجراء. ابدا بالفئة الاولى من اصنافك فقط، واحسب لكل صنف معدل استهلاكه اليومي ومدة توريده الفعلية، ثم اضف مخزونا امنا يغطي اسوا حالة مررت بها. راجع الارقام كل ثلاثة اشهر، واجعل الرقم ظاهرا امام من يصدر امر الشراء لا في ملف جانبي.