من خطوة ناجحة الى فريق كامل: سياسة استخدام الذكاء الاصطناعي
انتهى الدرس السابق بثلاثة قرارات بعد القياس: وسع، او عدل، او اوقف. هذا الدرس عن الحالة الاولى. حين تثبت الارقام ان خطوة الذكاء الاصطناعي تستحق الاستمرار، يكون الميل الطبيعي هو تعميمها بسرعة: اخبر بقية الاقسام ان يستخدموا الاداة نفسها، واتركهم يتصرفون. هذا التعميم بلا قواعد هو اكثر ما يفسد نتيجة جيدة، لان ما نجح مع موظف واحد يعرف حدود المهمة قد يتحول عند عشرة موظفين الى عشر طرق مختلفة، وبيانات تخرج من المنشاة دون ان يلاحظ احد، وجودة لا احد مسؤول عنها.
لماذا لا يكفي ان تنسخ التجربة
التجربة الناجحة كانت محمية بثلاثة اشياء لم تكتبها: شخص يعرف متى لا يثق بالمخرج، مهمة واحدة واضحة الحدود، ومراجعة تحدث تلقائيا لان صاحب التجربة كان حريصا عليها. عند التوسع تختفي الحماية الثلاثة دفعة واحدة. الموظف الجديد لا يعرف اي المهام مناسبة، ولا اي بيانات يجوز لصقها، ولا من يراجع قبل ان يخرج العمل الى العميل. النتيجة المتوقعة ليست فشلا صاخبا، بل تدهورا هادئا: مخرجات متفاوتة، واخطاء تظهر متاخرة، وثقة تتاكل.
والاخطر هو الاستخدام غير المعلن. حين لا تكون هناك سياسة مكتوبة، لا يتوقف الناس عن استخدام الادوات، بل يستخدمونها بصمت وباداة يختارها كل واحد بنفسه. عندها تفقد اهم شيئين: معرفة اين تذهب بيانات منشاتك، وقدرتك على تحسين ما لا تراه.
صفحة واحدة تكفي
سياسة الاستخدام ليست وثيقة قانونية طويلة. صفحة واحدة يقراها الموظف في خمس دقائق افضل من عشرين صفحة لا يفتحها احد. المطلوب ان تجيب عن ستة اسئلة فقط:
| البند | ما الذي تكتبه |
|---|---|
| الادوات المعتمدة | اسماء محددة يجوز استخدامها في العمل، وما عداها يحتاج موافقة |
| البيانات المسموحة | ما يجوز لصقه وما لا يجوز، بصياغة يفهمها غير التقني |
| المهام المشمولة | المهام التي جربت وقيست، لا كل شيء |
| المراجعة البشرية | من يراجع قبل الخروج للعميل، وهل التوقيع مطلوب |
| الافصاح | متى يذكر للعميل او للجهة ان المخرج مساعد بالذكاء الاصطناعي |
| المسؤول | اسم شخص واحد يجيب عن الاسئلة ويحدث الصفحة |
بند البيانات هو اثقل بند، وقد فصلناه في درس سابق. القاعدة العملية: البيانات الشخصية للعملاء والموظفين تخضع لنظام حماية البيانات الشخصية الصادر عن الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا)، ومسؤولية حمايتها تبقى على المنشاة حتى لو كانت الاداة خارجية. اذا لم تكن متاكدا من بند معين، اجعل الاصل المنع واستثن ما تحققت منه، لا العكس.
مكتبة تعليمات بدل اجتهاد فردي
في درس التعليمات الواضحة تعلمت ان صياغة التعليمة هي التي تصنع الفرق. عند التوسع لا تطلب من كل موظف ان يكتشف الصياغة بنفسه. احتفظ بملف مشترك فيه التعليمات التي نجحت فعلا لكل مهمة معتمدة، مكتوبة كما تستخدم، مع مثال لمخرج مقبول. هذا الملف هو الفرق بين فريق يكرر نتيجة مضمونة وفريق يعيد اكتشاف الطريق كل يوم. وحين تتغير تعليمة، تتغير في مكان واحد لا في عشرة رؤوس.
مثال عملي
منشاة مقاولات صغيرة جربت الذكاء الاصطناعي في مهمة واحدة: صياغة مسودة العرض الفني للعميل. قاست شهرا كاملا فوجدت ان زمن اعداد المسودة انخفض، وان نسبة القبول من اول مرة لم تتراجع. القرار: التوسع. الطريقة الخاطئة ان يرسل المدير رسالة للجميع: استخدموا الاداة في كل شيء. الطريقة الصحيحة: صفحة سياسة واحدة تحدد الاداة المعتمدة، وتمنع لصق بيانات العملاء الشخصية وبنود العقود الموقعة، وتحصر الاستخدام في مسودات العروض والردود الاولية، وتشترط ان يراجع مهندس المشروع كل مسودة قبل ارسالها، ثم جلسة تدريب واحدة مدتها نصف ساعة يشرح فيها من نفذ التجربة الاصلية ما نجح وما فشل معه. بعد ذلك تفتح مهمة ثانية فقط بعد ان تقاس الاولى في وضعها الجديد.
قائمة تحقق قبل التوسع
- هل السياسة صفحة واحدة يقراها الموظف فعلا؟
- هل حددت الادوات المعتمدة بالاسم؟
- هل بند البيانات مكتوب بلغة غير تقنية ومفهومة؟
- هل لكل مهمة معتمدة مراجع بشري معروف بالاسم او بالدور؟
- هل مكتبة التعليمات موجودة ومشتركة قبل التوسع لا بعده؟
- هل هناك مسؤول واحد يجيب عن الاسئلة ويحدث السياسة؟
- هل التوسع مهمة واحدة اضافية، لا كل المهام دفعة واحدة؟
السياسة الجيدة لا تمنع الاستخدام، بل تمنع الاستخدام الصامت. هدفها ان يعرف الموظف ما هو مسموح بدل ان يخمن، وان تعرف انت اين تذهب بيانات منشاتك.