المرحلة الثانية من الفاتورة الالكترونية: ماذا يتغير عند الربط والتكامل

في اول درس من هذا المسار عرفنا ان نظام الفاتورة الالكترونية في السعودية طبق على مرحلتين: مرحلة الاصدار والحفظ التي بدات في ديسمبر ٢٠٢١، ومرحلة الربط والتكامل التي بدات في يناير ٢٠٢٣ وتطبق على مجموعات من المنشات بحسب حجم ايراداتها. المرحلة الاولى مرت على اغلب المنشات بهدوء لانها غيرت شكل الفاتورة فقط. المرحلة الثانية اثقل، لانها تغير علاقة نظامك بالهيئة من علاقة ارشيف الى علاقة اتصال يومي.

الفرق الجوهري بين المرحلتين

في المرحلة الاولى الفاتورة تولد وتحفظ عندك، والهيئة تراها عند الطلب. في المرحلة الثانية نظام الفوترة يتصل مباشرة بمنصة فاتورة التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتصبح الفاتورة جزءا من مسار الكتروني لا يكتمل داخل منشاتك وحدها.

مساران مختلفان بحسب نوع الفاتورة

الفاتورة الضريبية: اعتماد قبل التسليم

الفاتورة بين منشاة ومنشاة او جهة حكومية ترسل الى المنصة قبل ان تسلمها للعميل، ولا تعد فاتورة نظامية قبل اعتمادها. هذا يعني ان اي خطا في بيانات المشتري الضريبية يوقف الفاتورة قبل ان تصل اليه، لا بعد شهور.

الفاتورة الضريبية المبسطة: ابلاغ بعد الاصدار

فاتورة البيع للمستهلك النهائي تصدر وتسلم فورا في نقطة البيع، ثم تبلغ للمنصة خلال مهلة تحددها الهيئة وهي اربع وعشرون ساعة من الاصدار وفق ما هو منشور في موقعها. المشتري لا ينتظر، لكن نظامك ملزم بارسال ما اصدره في وقته.

ما الذي يطلب من نظامك عمليا

• تسجيل النظام لدى المنصة والحصول على شهادة الختم الرقمي الخاصة بجهاز الاصدار.
• ختم كل فاتورة رقميا وربطها بالفاتورة السابقة بحيث لا يمكن حذف واحدة من السلسلة دون اثر.
• معرف فريد لكل فاتورة وعداد متسلسل لا ينقطع.
• رمز استجابة سريعة مبني على بيانات الفاتورة المختومة، لا صورة ثابتة.
• ارسال الى المنصة والتعامل مع ردها: قبول، او قبول مع ملاحظات، او رفض.
• منع تعديل الفاتورة بعد اصدارها، والتصحيح باشعار دائن او مدين لا بتعديل صامت.

مثال ملموس

مؤسسة توزيع مواد غذائية تبيع بقناتين: جملة للمطاعم بفواتير ضريبية، ومنفذ بيع مباشر بفواتير مبسطة. في اول اسبوع بعد موعد ربطها ظهرت اربع حالات:

لاحظ ان ثلاثا من الاربع ليست مشكلة تقنية اصلا، بل مشكلة اجراء: بيانات عميل غير مضبوطة، وتصرف بشري عند العطل، وجهاز خارج المنظومة.

قائمة تحقق قبل موعد ربطك

1. اعرف موجتك وتاريخها من مصدرها الرسمي، ولا تعتمد على ما يتداول.
2. اسال مزود نظامك سؤالا واحدا محددا: هل النظام مؤهل لمرحلة الربط ومسجل لدى المنصة؟ اطلب اثباتا لا وعدا.
3. نظف ملفات العملاء: الاسم النظامي والرقم الضريبي والعنوان.
4. احصر كل نقاط الاصدار: فروع، كاشيرات، مندوبون، متجر الكتروني.
5. اكتب اجراء مكتوبا لحالة الرفض ولحالة انقطاع الاتصال، ودرب من يقف على نقطة البيع عليه.
6. جرب دورة كاملة قبل الموعد: اصدار، اعتماد، اشعار دائن، تقرير.

مجموعات المنشات المشمولة بمرحلة الربط تعلن تباعا، وتبلغ المنشاة قبل موعد التزامها. تحقق دائما من موقع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك zatca.gov.sa لمعرفة مجموعتك والتواريخ والمتطلبات التقنية السارية.

هذا الدرس تعريفي ولا يغني عن الرجوع للنصوص الرسمية او استشارة مختص ضريبي لحالة منشاتك.