سلسلة الاعتماد: كيف يمشي العمل دون ان يتوقف على شخص واحد

في الدرسين السابقين وثقت كل اجراء على ورقة واحدة، ثم حددت من ينفذ ومن يعتمد في كل خطوة. تبقى الخطوة التي تجعل الاثنين يعملان فعلا: ان تربط الخطوات في مسار واحد يمشي وحده من اول الطلب الى القرار النافذ، دون ان يتوقف كلما غاب احد، ودون ان يختنق كله عند شخص يعتمد كل شيء. هذا المسار اسمه سلسلة الاعتماد، وهو اخر ما تجهزه قبل ان تفكر في اي نظام.

ما هي سلسلة الاعتماد

سلسلة الاعتماد ترتيب متفق عليه للخطوات التي يمر بها الطلب حتى يصير قرارا نافذا. عند كل خطوة بوابة لها ثلاثة اوصاف: من يفتحها، وباي شرط، والى اين يذهب الطلب ان قبل او رفض. بدون هذا الترتيب المكتوب يمشي كل طلب بطريقة مختلفة بحسب من استلمه، فتضيع القاعدة ويصير لكل معاملة تاريخها الخاص الذي لا يشبه غيره.

متسلسلة ام متوازية

اول قرار في تصميم اي سلسلة: هل تمشي الخطوات واحدة بعد الاخرى ام معا؟

• متسلسلة: كل خطوة تنتظر ما قبلها. اوضح واسهل تتبعا، لكنها ابطا لان تاخر خطوة واحدة يوقف كل ما بعدها.
• متوازية: خطوتان مستقلتان تمشيان في وقت واحد، كمراجعة المالية ومراجعة الجودة لطلب واحد. اسرع، لكنها تحتاج نقطة تجمع تنتظر اكتمال الفرعين قبل ان يكمل الطلب.

القاعدة العملية: لا تجعل خطوة تنتظر اخرى الا حين يعتمد اللاحق على نتيجة السابق فعلا. وكل خطوتين لا علاقة لاحداهما بالاخرى، امشهما معا فتوفر وقتا دون ان تفقد ضبطا.

التوجيه بالشرط: ليست كل الطلبات سواء

خطا شائع ان تمر كل الطلبات بالمسار الطويل نفسه، فيضيع وقت الادارة في اعتمادات صغيرة، وياخذ الطلب الكبير نفس عناية الطلب التافه او اقل. الحل ان تفرع المسار بحسب شرط واضح، واشيعه قيمة المبلغ. خذ مثالا لاعتماد مصروف:

الارقام مثال توضيحي، تضع انت حدودها بحسب منشاتك. الفكرة ان حجم القرار هو ما يحدد طول سلسلته، فلا يعطل صغيرها كبيرها بمرور واحد، ولا يمر كبيرها بخفة صغيرها.

زمن لكل خطوة، وتصعيد عند التاخر

السلسلة التي بلا زمن محدد لكل خطوة تموت عند اول معتمد مشغول. حدد لكل بوابة مهلة، وحدد ماذا يحدث حين تنقضي: هل يصعد الطلب تلقائيا الى المستوى الاعلى، ام الى بديل المعتمد في نفس المستوى؟ مثلا: طلب ينتظر اعتماد المدير المالي يومين دون رد، يصعد في اليوم الثالث الى المدير العام تلقائيا. التصعيد ليس عقوبة لاحد، بل صمام يمنع توقف العمل بسبب انشغال فرد. واكتب المهلة والوجهة معا، فمهلة بلا وجهة تعني طلبا معلقا بلا نهاية.

اجعل السلسلة مستقلة عن الاشخاص

هنا يثمر ما بنيته في الدرس السابق. اربط كل بوابة بدور لا باسم: المدير المالي يعتمد، لا ان فلانا يعتمد. وحين يغيب صاحب الدور يتولى بديله المعرف سلفا، فتمشي السلسلة دون ان تسال عن شخص بعينه. اخطر نقطة في اي سلسلة بوابة يفتحها شخص واحد لا بديل له، لانها تحول غيابه الى توقف كامل. راجع سلسلتك، وابحث عن كل بوابة كهذه، وعرف لها بديلا قبل ان تحتاجه لا بعده.

السلسلة الجيدة يعرف الطلب فيها وجهته التالية دائما، حاضرا كان صاحب الدور ام غائبا. ان احتاج الطلب ان يسال انسانا الى اين يذهب، فالسلسلة ناقصة.

قائمة تحقق قبل ان تعتمد سلسلتك

• لكل طلب نقطة بداية واحدة واضحة تشغل السلسلة.
• عرفت اي الخطوات متتابع لضرورة، وايها يمشي متوازيا.
• يتفرع المسار بشرط واضح كالمبلغ، فلا يمر الصغير بمسار الكبير.
• لكل خطوة مهلة زمنية ووجهة تصعيد عند انقضائها.
• كل بوابة مربوطة بدور لا باسم، ولكل دور بديل معرف.
• لا توجد بوابة يفتحها شخص واحد بلا بديل.
• لكل طلب اثر مكتوب: اين هو الان، ومن اخره، ومتى.