وثّق إجراءاتك قبل أن تؤتمتها

أكثر جملة تتكرر في مشاريع الأنظمة الفاشلة: «النظام لا يناسب طريقة عملنا». والحقيقة في أغلب الحالات أن طريقة العمل نفسها لم تكن مكتوبة في أي مكان، فاختلفت في رأس كل موظف.

لماذا التوثيق أولاً

الأتمتة تضاعف ما لديك. إن كان الإجراء واضحاً، تضاعف الوضوح. وإن كان غامضاً، تضاعف الغموض بسرعة أكبر وبتكلفة أعلى.

لا تستطيع أتمتة قرار لم تتفق أنت وفريقك على كيفية اتخاذه.

ورقة واحدة لكل إجراء

لا تحتاج دليل إجراءات من مئة صفحة. تحتاج ورقة واحدة لكل إجراء متكرر، تجيب على ستة أسئلة:

ابدأ بالإجراءات المؤلمة

لا توثّق كل شيء دفعة واحدة. رتّب إجراءاتك بحسب معيارين: كم مرة تتكرر شهرياً، وكم مرة تسبب مشكلة. ابدأ بما هو مرتفع في الاثنين معاً — عادة تجدها في الاعتمادات المالية، وصرف المخزون، وإقفال الشهر.

اختبار الغائب

بعد كتابة الورقة، أعطها لموظف لم ينفّذ هذا الإجراء من قبل واطلب منه تنفيذه. كل سؤال يسأله يعني ثغرة في التوثيق. صحّح الورقة، لا تصحّح الموظف.

عندما تكتمل عندك عشر أوراق كهذه، تكون قد بنيت نصف مواصفات نظامك دون أن تفتح أي برنامج.